Mít firemní sídlo na dobré adrese může být jedním z faktorů, které dobře zapůsobí na vaši klientelu, obchodní partnery nebo vás dostane o kousek výše než je konkurence. Ne ale každá firma si může dovolit platit drahou kancelář, navíc, když ji ani mnohdy k podnikání tolik nepotřebuje. Jestliže ale potřebujete mít dobrou adresu v obchodním rejstříku a přitom nepotřebujete na denní bázi fyzicky komunikovat s klienty a obchodními partnery či dodavateli, pomoci mohou virtuální kanceláře.
"Velmi často se jedná o společnosti bez zaměstnanců, které podnikají ve službách a dále o společnosti, které sice sídlí v Praze, ale provozovnu mají v nějakém menším městě či vesnici," říká Jana Babůrková, manažerka ze společnosti SMART Office & Companies. Virtuální kanceláře se hodí pro právnické osoby i pro živnostníky. "Velká část podnikatelů pro své podnikání kamennou kancelář nepotřebuje, obchoduje na internetu, nebo se setkává s klienty v terénu a tak volí možnost přenechat starosti o kancelář specializované firmě," vysvětluje Petra Vosátková, předsedkyně představenstva společnosti FIRMUS, která provozuje virtuální kanceláře po celé ČR.
Nejen dobrá adresa První výhodou bývá především v úspoře nákladů, protože ty jsou u virtuální kanceláře nižší. "Oproti klasické kanceláři, ve které se náklady například při pronájmu na Praze 2 pohybují kolem 8000 korun měsíčně (plus náklady na energie), virtuální kancelář je možno pořídit již od 350 korun za měsíc. Ročně tak může firma uspořit několik desítek tisíc," upřesňuje Vosátková. V hlavním městě se podle ní stávají v poslední době velmi populární kanceláře na Praze 2, v minulosti měli podnikatelé zájem spíše o Prahu 1, která je nyní na ústupu.
Další výhodou a úsporou je, že se podnikatel nemusí starat o chod kanceláře a může se plně věnovat svému podnikání. Provozovatelé virtuálních kanceláří zajišťují všechny administrativní úkony, přeposílání pošty na adresu, kterou si klient zvolí, případně její skenování, pronajímání zasedací místnosti, přijímání návštěv nebo zajišťování občerstvení. Pozor na podvodníky Provoz virtuálních kanceláří je posvěcen i zákonem, konkrétně novelou občanského zákoníku z roku 2009. Tento zákon mimo jiné stanovuje, že veškerá (byť i) virtuální sídla firmy si musí zajistit přebírání pošty, kontakt s veřejností a úřady, viditelné označení sídla firmy a podnikatel musí navíc prokázat vlastnické či jiné právo k dané nemovitosti. Tato pravidla ale někteří provozovatelé nedodržují a firma se tak může dostat do problémů.
"Čím dál tím častěji se v poslední době setkáváme s tím, že levní poskytovatelé firemních sídel nedávají svým klientům služby, které by splňovaly zákonem stanovené požadavky. Například nezajišťují styk z veřejností, nebo přebírání pošty. Špatné služby mohou firmě způsobit řadu problémů, jako jsou například újmu na pověsti společnosti, mohou vést i k pokutám od živnostenských úřadů a nebo dokonce i k soudním sporům," varuje Babůrková. Podle Vosátkové by měla firma spolupracovat s profesionály na základě dobrých referencí a širokého portfolia služeb. "Je dobré si zjistit, jak prostor virtuální kanceláře vypadá, protože v minulosti jsme zaznamenali případy, kdy byla sídla umístěna v prostorech, která se v žádném případě nedají nazvat jako reprezentativní (sklepy, prostory před rekonstrukcí). Podnikatel tak neměl možnost se v místě svého podnikání sejít ani se zástupci úřadů a taková adresa jistě nepůsobí důvěryhodně ani na obchodní partnery," uzavírá Vosátková.